Effektiviteten försämras
Även en tillfällig vakans påverkar effektiviteten mer än man först anar, särskilt om arbetsbelastningen redan är hög. Och bakom kulisserna finns en kostnad av förlorade möjligheter och minskat kundfokus. Med tiden uppstår en mycket reell kostnad.
Några effekter:
- Minskad produktivitet i hela teamet. Kollegorna som täcker upp gör det ofta på bekostnad av sina egna uppgifter. Stressnivån ökar, kvaliteten påverkas, deadlines halkar efter och kunder märker av längre svarstider och leveransförseningar.
- Låg motivation och ökad personalomsättning. En längre period av ökad arbetsbörda för att täcka upp kan skapa känslan av otillräcklighet, särskilt om det inte finns ett tydligt slut i sikte. Engagerade medarbetare, speciellt de med en efterfrågad kompetens, börjar söka sig vidare.
- Direkt kostnad för företaget En tom produktionsplats i sex veckor kostar mer än bara utebliven lön.
Låt oss räkna lågt, med ett exempel:
Frånvaron innebär att företaget går miste om intäkter. Om vi tar en person med en månadslön på 35 000 kronor som är frånvarande i sex veckor kan motsvara ett produktionsbortfall på mellan 150 000 och 175 000 kronor. Det är värdet av de timmar som annars hade kunnat faktureras och som nu inte genererar några intäkter. Med andra ord blir kostnaden för frånvaro betydligt större än själva lönen eftersom det är hela intäktsvärdet som uteblir.
Även om andra i teamet övertar uppgifterna tillkommer andrahandseffekter som övertid för befintlig personal, minskad total effektivitet i teamet och försämrat kundfokus. Detta visar att det snabbt blir en affärskritisk fråga, inte bara ett problem för HR.
Förstå hur en vakans påverkar resultatet
Kostnaden för en tom plats handlar inte bara om kronor. Det handlar också om kundrelationer och konkurrenskraft som påverkar resultatet på sikt. Och dessutom påverkas personalens välmående som skapar en sämre arbetsmiljö. Genom att kartlägga kritiska roller och planera för flexibilitet i bemanningen kan du minska sårbarheten. Du blir bättre rustad, inte bara för det oväntade utan också för att kunna växa hållbart och öka omsättningen.
Var förberedd
Det handlar inte om att ha folk “i reserv”, utan om att ha en flexibel strategi för din kompetensförsörjning. Speciellt är detta viktigt för affärskritiska roller där en tom plats kan orsaka ett avbrott med större konsekvenser. En utarbetad strategi ger dig kontroll över läget även när du inte har kontroll över vad som händer.
Gör en kartläggning och arbeta fram en strategi tillsammans med en partner specialiserat på kompetensförsörjning. Du får expertis utifrån som kan visa på sårbarheter som du själv inte tänkt på och möjliga lösningar som du inte känner till. En vakans behöver inte innebära en kris, men att ignorera effekten av den kan bli kostsamt.
Att tänka på:
✅ Har du identifierat vilka roller som är affärskritiska?
✅ Har du en plan för hur du snabbt kan täcka upp vid frånvaro eller ökad efterfrågan?
✅ Har du samarbetspartners som kan förstärka snabbt och kvalitativt när det behövs?