Många företag har det likadant. Det finns personer som ansvarar för vissa maskiner, arbetsmoment eller system och som blivit självklara i vardagen. Först när någon inte är på plats blir det tydligt hur beroende verksamheten är av vissa personer och kunskaper.

Därför är det klokt att ställa sig frågan i god tid: Vad händer om personen inte finns på plats imorgon? Det är ofta där arbetet börjar med att få en tydligare bild av vilka kompetenser som finns, var verksamheten är sårbar och vilka områden som behöver säkras framåt.

Fler singelkompetenser än man tror

När företag börjar kartlägga arbetsuppgifter, ansvarsområden och kompetens i verksamheten, dyker samma mönster ofta upp. Det finns fler singelkompetenser än man först trodde, alltså områden där kunskapen i praktiken bara finns hos en eller ett fåtal personer.

Det blir tydligt hur beroende verksamheten faktiskt är av vissa personer och vilka kompetenser som behöver säkras framåt.

På pappret finns det kanske i vissa fall någon som kan gå in som ersättare. Men i praktiken kan det vara länge sedan personen arbetade med uppgiften. När behovet väl uppstår märker man att arbetet inte är så enkelt att ta över som man trodde.

Ta tag i det i tid

När man väl fått en tydligare bild av läget kommer nästa fråga: Vad behöver vi ta tag i först?

Ofta finns det fler områden att utveckla än vad man hinner med på en gång. Därför behöver man prioritera. Vilka kompetenser är viktigast att säkra? Var är verksamheten mest sårbar? Och vilka åtgärder ger störst nytta?

Lösningen ser olika ut från företag till företag. Det kan handla om att fler lär sig samma arbetsuppgifter, utbildning, rekrytering, inhyrning eller förändrade arbetssätt.

Målet är detsamma: att minska sårbarheten, öka flexibiliteten och skapa bättre förutsättningar för verksamheten framåt.

Kartläggningen är bara början

Att få en tydligare bild av kompetensen är ett viktigt första steg. Det gör det lättare att prioritera, planera och fatta beslut om vilka områden som behöver utvecklas.

Men kartläggningen i sig skapar inget värde. Det verkliga arbetet börjar när insikterna omsätts i konkreta åtgärder.

Många vet redan ungefär var man är mest sårbar. Utmaningen är sällan att inse det, utan att ta tag i det innan det blir ett problem. Ju tidigare arbetet börjar, desto fler alternativ finns det att välja mellan och desto mindre sårbar blir verksamheten.